Este documento serve como um pedido de proposta e detalha os termos de referência para o serviço de local support (gestão logística do evento, gestão de registos de participantes, fotografia, vídeo e interpretação simultânea) e media relations (comunicação, assessoria de imprensa e caderno temático) do evento “RENMOZ 2026 – 5ª Conferência Empresarial Renováveis em Moçambique”, que terá lugar em Maputo, nos dias 11 e 12 de Junho de 2026.
Organização
A AMER (Associação Moçambicana de Energias Renováveis) é uma organização sem fins lucrativos cuja missão é promover o desenvolvimento das energias renováveis em Moçambique. Actua junto dos sectores público e privado, fomentando a criação de plataformas de cooperação entre diversos stakeholders e assumindo-se como uma voz comum do sector privado. O seu objectivo é contribuir para a melhoria do ambiente de negócios e maximizar os benefícios socioeconómicos associados às energias renováveis no país. Para mais informações, visite: www.amer.org.mz
A ALER é uma associação sem fins lucrativos que tem como missão a promoção das transições energéticas nos países de língua portuguesa. Mais informações em www.aler-energia.org.
Enquadramento
A RENMOZ2026 organizada pela AMER em parceria com a ALER, terá lugar nos dias 11 e 12 de Junho de 2026 no Hotel Radisson Blue, Hotel Montebelo Indy ou Hotel Glória (os hotéis estão em processo de procurement), em Maputo, Moçambique. Este evento, que vem na sequência das conferências realizadas em 2022, 2023, 2024 e 2025, será o ponto de encontro dos principais stakeholders do mercado moçambicano de energias renováveis. Na RENMOZ 2026 serão divulgados dados cruciais sobre o sector, roadshows, pipelines de projectos conforme apresentado no website do evento AQUI.
Prevê-se a participação de cerca de 250 pessoas no dia 11, das quais 250 irão almoçar e 100 irão participar na Gala Maguezi (no final do 1º dia). No segundo dia, o evento tem um formato diferenciado, sendo que será feita uma visita de campo no dia 12 de Junho.
À margem da conferência, decorrerão vários eventos/actividades paralelas, distribuídos pelos vários espaços e salas do a ser adjudicado a saber:
- Sala principal para a conferência
- Restaurante para os almoços
- Sala para eventos paralelos
- Sala para a zona de exposição e networking
- Sala para welcome room de oradores de alto nível (até coffee break do 1º dia) e para reuniões (depois do coffee break do 1º dia)
- Sala para as pitching sessions
- Sala para a Gala Magueze no final do 1º dia
Toda alteração das salas será comunicada ao fornecedor adjudicado.
Âmbito do trabalho
Local Support
Gestão logística do evento
- Articulação com fornecedores:
- Com o responsável do venue contratado pela AMER para toda a logística de gestão do espaço
- Com a agência de design contratada pela entidade que será adjudicada para este trabalho afim de produzir as artes finais dos materiais físicos do evento (ex.: púlpito, backdrop, photoboth, roll-ups)
- Com o apoio técnico da plataforma de registo contratada pela AMER
2. Decoração:
- Proposta de stage design e decoração da sala da conferência, e da sala dos inventos paralelos, que inclua o fornecimento e montagem de todos os elementos necessários (ex.: palcos, cadeiras para oradores, mesas para sala de reuniões, painéis (para sala principal e para os eventos paralelos), etc)
- Proposta de layout e decoração para sala de exposição e networking, que inclua o fornecimento e montagem de todos os elementos necessários (ex.: stands, sofás, mesas, etc). Esta proposta poderá contemplar a utilização de material disponibilizado gratuitamente pelo venue.
3. Produção:
- Material físico: 1 backdrop do palco principal; 1 backdrop para sala do evento paralelo; 1 photobooth; 2 púlpitos; 4 roll-ups; 2 bandeiras publicitárias/faixa para entrada; # da marca #RENMOZ2026 e 1 balcão da área de registo;
- lanyards para cartões de identificação/badges (ver ponto b) abaixo)
- sinaléctica necessária para o venue
- painel com QR Code para acesso ao programa do evento
- Stands
- Fornecimento de estruturas com 3mx3m alcatifadas, na zona de exposição (ver como referência as fotografias dos stands na conferência de 2025, aqui)
- Montagem das estruturas e garantia de iluminação e pontos de electricidade em todos os stands
- Mobiliário para cada stand: balcão com armário integrado (tal como em 2025); 2 cadeiras/bancos altos e estantes para livros em cada stand
- Decoração em vinil para cada stand: faixa superior com nome; e logótipo na parte da frente do armário-balcão
4. Audiovisual
- Sistema de som e imagem/projecção na sala da conferência e na sala dos eventos paralelos
5. Monitores de apoio:
- Na sala de conferência: visíveis para o orador na zona do púlpito e na zona do palco para os restantes participantes do painel;
- No hall ou corredor de acesso à sala da conferência, com a sala da conferência, o programa ou vídeos promocionais – conteúdo a fornecer
- Sistema de iluminação para palco e sala de conferência, sala de eventos paralelo.
6. Protocolo:
- Contratação e coordenação de staff de protocolo para recepção, gestão e apoio aos participantes presenciais
- O staff deverá realizar o registo dos participantes através de uma plataforma gerida pela ALER, à qual a Entidade contratada terá acesso (ver ponto b) abaixo)
- Proposta para momento cultural (a decorrer na manhã do 1º dia, depois da sessão de abertura)
- Proposta com sugestões e iniciativas diferenciadoras para elevar o evento, de forma a ser mais sustentável e impactante
7. Gestão da plataforma de registo do evento - Community.eu-africabusinessforum.eu
- Gestão de registos dos participantes presenciais (a plataforma está disponível antecipadamente para testes, de forma a garantir uma utilização sem percalços no dia do evento)
- Impressão e entrega de 250 cartões de identificação (badges), através da plataforma do evento (idealmente com impressoras no local)
8. Fotografia e vídeo
- Contratação de fotógrafo e videógrafo garantindo experiência relevante e comprovada para a execução das funções, pelo que se solicita a apresentação do respectivo CV e Portfólio.
Objectivos Gerais
Pretende-se que a cobertura fotográfica e videográfica garanta a captação de:
- Imagens institucionais formais para media e relatórios
- Conteúdos dinâmicos e reutilizáveis para redes sociais (verticais)
- Momentos de interacção (networking, reuniões B2B/B2G, conversas, apertos de mão)
- Registos que ilustrem o ambiente, a diversidade e envolvimento dos participantes
- Planos que representem claramente a participação institucional de Moçambique, da Europa e dos parceiros
Instruções Gerais
Captar:
- Salas compostas (planos amplos) e dinâmica dos participantes
- Diversidade de perfis e interacções naturais (conversas, cumprimentos, networking)
- Registos institucionais (Moçambique, UE, parceiros)
- Momentos-chave do evento: sessões, breaks, circulação e ambiente geral
- Conteúdos reutilizáveis (detalhes neutros, mãos, notebooks, laptops, mesas)
Ter atenção a:
- Composição limpa (sinalética e branding quando possível)
- Iluminação adequada nas salas
- Formato horizontal (institucional) e vertical (redes sociais)
- Captação de som limpo em intervenções-chave (vídeo)
- Privacidade e confidencialidade:
- Respeitar pedidos de não captação
- Em reuniões B2G/B2B, evitar documentos ou ecrãs legíveis
- Em conteúdos para redes sociais, privilegiar planos neutros (sem dados pessoais)
Cobertura fotográfica do evento, incluindo:
- Fotografias de cada painel (com todos os oradores sentados e no momento final pós-apresentações)
- Fotografias de cada orador (no púlpito e com a apresentação)
- Fotografia de família (num local e horário previamente definido, com todos os participantes)
- Fotografias da plateia (principalmente nas sessões da manhã, em que a plateia tende a estar mais completa)
- Fotografias na zona de exposição (aos participantes e patrocinadores nos stands)
- Fotografias na zona de networking e nos momentos de convívio (que espelhem a diversidade de participantes)
- Fotografias mais “informais” com pessoas de relevo
- Fotografias na zona do photoboth
- Fotografias dos financiadores e patrocinadores
- Fotografias de equipa da organização do evento
Produção de vídeo-resumo (3min a 5min), com highlights da conferência, com planos dos diferentes painéis, da plateia, dos restantes espaços (zona de networking, zona de exposição, matchmaking/salas de reuniões, etc), dos eventos paralelos, dos financiadores, dos patrocinadores e dando destaque à presença de pessoas de relevo. Para além disso, poderão ser incluídos excertos dos discursos da sessão de abertura como voz-off.
9. Interpretação simultânea PT-EN/EN-PT
- Transmissão do conteúdo da sala de conferência para os participantes presenciais da conferência através de dispositivos adequados.
- Configuração e disponibilização de dispositivos de interpretação adequados
- Instalação de cabine de som para os intérpretes, garantindo que deverá ficar isolada ou distanciada dos participantes presenciais, para evitar a projecção de som para a Sala da Conferência
- Contratação de intérpretes com certificação adequada e experiência relevante e comprovada para a execução da função.
Media Relations
1. Comunicação
- Definição de um plano de comunicação (pré-evento, durante o evento e pós-evento)
- Mapeamento de actividades e canais de comunicação
- Criação de conteúdos para redes sociais (no pré-evento, durante o evento e no pós-evento) de acordo com o plano definido
- Design de imagem e/ou edição de vídeos curtos
- Criação do copy em português e inglês
- Gestão das redes sociais durante o evento
- Publicação dos conteúdos previamente preparados e de fotografias e/ou vídeos curtos recolhidos durante o evento
2. Assessoria de Imprensa
- Levantamento dos órgãos de comunicação social, agências de notícias e jornalistas a contactar (tanto especializados na área, como generalistas) e o respectivo programa/rubrica
- Redacção e envio de comunicados de imprensa aos órgãos de comunicação selecionados e respectivo follow-up para garantir a cobertura do evento (no pré-evento, no pós-evento)
- Redacção e envio de convites a jornalistas e respectivo follow-up para garantir que estarão presentes no evento
- Articulação e negociação com órgão de comunicação social local de relevo para publicação/distribuição de 2 páginas sobre a RENMOZ (pós-evento) com uma entrevista e página de destaque
- Organização de conferência de imprensa na véspera do evento data a ser confirmada.
- Negociação da cobertura mediática do evento, incluindo entrevistas em diferentes meios (imprensa, TV e rádio) a elementos da organização, oradores, parceiros e patrocinadores do evento (no pré-evento e durante o evento)
- Garantir a presença dos meios de comunicação seleccionados no evento e assegurar a sua coordenação no local com os entrevistados
- Aquando de uma entrevista nas instalações de um dado órgão de comunicação social, o media advisor (ou um representante por ele definido) deverá acompanhar o entrevistado (desde a chegada às instalações até ao término da entrevista).
- Elaboração de um relatório de media pós-evento, que deverá incluir:
- Listagem de todas as notícias e entrevistas publicadas no pré-evento, durante o evento e no pós-evento, indicando:
- Designação do meio de comunicação
- País
- Tipo (televisão, rádio, jornal imprenso, jornal digital, entre outros)
- Data de publicação
- Título
- Link (se aplicável)
- Ficheiros de todas as notícias e entrevistas, nos seguintes formatos:
- Televisão: vídeo original ou link para a notícia disponível online (não são aceites filmagens a ecrãs ou outro tipo de ficheiro que não possua qualidade de som e imagem)
- Jornal digital ou impresso: Ficheiro PDF legível (não são aceites fotografias ou outros ficheiros ilegíveis)
- Rádio: Ficheiro em formato áudio com qualidade de som
3. Caderno Temático
- Criação de um Caderno Temático (versão digital e impressa) como um guia pré-evento, com abordagem de negócio a ser disponibilizado três dias antes da RENMOZ 2026 e distribuído no dia do evento
- Compilação de conteúdos fornecidos pela AMER (highlights do evento, artigos e páginas de publicidade de patrocinadores, textos de opinião, fotografias, entre outros)
- Design gráfico
Cronograma
Acção | Prazo |
Solicitação de Propostas | 07/05/2026 |
Esclarecimento de questões dos fornecedores | 13/05/2026 |
Envio das propostas | 26/05/2026 – 18h |
Negociação e esclarecimentos das propostas | 26/05/2026 - 27/05/2026 |
Análise das propostas e adjudicação (previsão) | 27/05/2026 – 29/05/2026 |
Condições Contratuais
Será celebrado um contrato que prevê, entre outros, os seguintes pontos:
- A taxa de câmbio a ser utilizada é a publicada pela Comissão Europeia e que pode ser consultada AQUI, correspondente ao mês de cada factura emitida
- Os pagamentos serão efectuados mediante a apresentação de facturas com todos os dados fiscais da AMER, válidas para efeitos de auditoria
- Quaisquer alterações ao valor contratado devem partir de um pedido por parte da AMER, envio de orçamento e posterior aprovação, e serão sujeitas a uma adenda ao contrato inicial
Envio de Propostas
As propostas devem incluir os seguintes componentes, que serão utilizadas para a sua avaliação:
- Proposta financeira detalhando o orçamento por item (com IVA e todas as taxas incluídas), das opções base e opções extra, garantindo que estão contabilizados todos os custos dos serviços, utilizando o modelo excel AQUI. A proposta deverá incluir:
- Desconto comercial (se aplicável)
b. Observações para melhor compreensão da prestação do serviço
c. Proposta de plano de pagamentos, que deve ter em consideração que:
- O valor da adjudicação/reserva não deve ultrapassar 10%
- O valor a pagar após a conclusão do evento deve ser no mínimo 50%
d. Indicação de quem será o ponto focal para as questões financeiras: nome, cargo, e-mail, número de telemóvel será indicado.
3. Portfólio, com exemplos relevantes para a execução dos serviços a contratar
A apresentação de propostas implica a aceitação das condições contratuais e do cronograma. As propostas devem ficar válidas por um período de 30 dias.
As propostas devem ser enviadas até às 18h00 (GMT+2) do dia 26 de Maio de 2026 para:
Helena Macune
Email: hmacune@amer.org.mz
Quaisquer questões devem ser enviadas até ao dia 13 de Maio de 2026 para nilsia@amer.org.mz
Critérios de Avaliação
A avaliação das propostas rege-se pelos seguintes critérios:
- Melhor adequabilidade do serviço às exigências do evento
- Preço final de todos os serviços a contratar mais competitivo
- Apresentação de propostas diferenciadoras para a elevação do evento (sugestões mais sustentáveis e impactantes)